2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 Przechowywanie akt pracowniczych 2019 – wątpliwości. W praktyce powstają wątpliwości co do długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunku pracy nawiązanego ponownie po dniu 1.01.2019 r. z pracownikiem, który był już kiedyś zatrudniony przez danego pracodawcę w okresie pomiędzy 1.01.1999 r. a 31.12. Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego krócej, a kiedy dłużej?Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SNOkres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej stosunki pracy przed 2019 pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [patrz Przykład nr 1]Przykład nr 1 Do końca 2018 rokuPracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 stosunki pracy od 1 stycznia 2019 przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni [patrz Przykład nr 2].Przykład nr 2 W przyszłościPracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej poinformować?Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 a więc brak tu art. 946 [patrz Przykład nr 3].Przykład nr 3 Zależnie od daty31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 Łukasz PrasołekŹródło: Dziennik Gazeta Prawna
2.5. Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2.6. Odpowiedzialność za wadliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej 3. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 3.1. Uwagi wprowadzające 3.2. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej 3.3. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 3.4. Odpowiedzialność
Zakończenie bytu prawnego spółki z poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Likwidacja spółki oznacza konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę obowiązek archiwizacji dokumentów. Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora. To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji. Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Zadaj pytanie na naszym FORUM! Okres przechowywania dokumentów Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu Sprawozdanie finansowe spółki - wymogi formalne Ordynacja podatkowa Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować. Zobacz: Łączenie spółek a sytuacja pracowników Oddanie dokumentacji na przechowanie Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej. Zobacz: Rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Kolejna istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku, zmienia okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca uzależnił ten okres głównie od daty zatrudnienia pracowników, których podzielił na 3 grupy:
Dzisiaj zaczyna obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja Kodeksu Pracy. Komisja Kodyfikacyjna Prawa Pracy, powołana przez minister rodziny i pracy Elżbietę Rafalską, pracowała nad zmianami w kodeksie przez ponad 18 miesięcy.
W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. . 337 443 402 139 436 21 454 150

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór